Office Manager / Executive Assistant
Bruxelles
Nous sommes à la recherche d'une personne expérimentée pour assister notre équipe de management et faire régner l'ordre et la bonne humeur dans nos bureaux !
Reynders & Co est une fiduciaire à taille humaine née il y a plus de 30 ans dont la réputation n’est plus à faire.
Basée à Bruxelles et au Luxembourg, elle compte un portefeuille de clients prestigieux et une équipe de collaborateurs motivés, experts en fiscalité, comptabilité et droit des sociétés. Notre fiduciaire se distingue par la qualité de sa formation, les possibilités d’évolution et le portefeuille varié de clients, qu’ils soient des PME belges ou des sociétés internationales établies en Belgique.
Responsabilités.
Responsabilités en tant qu'assistante de direction
La responsabilité principale est celle de fournir un soutien à l'équipe de management selon les directives afin de s'assurer que les buts et objectifs de l'entreprise sont atteints et que les opérations se déroulent efficacement.
Cela implique notamment :
Effectuer une grande variété de tâches administratives qui facilitent la capacité du management à diriger efficacement l'organisation, notamment : aider à la réalisation de projets spéciaux ; concevoir et produire des documents, des rapports et des présentations complexes ; recueillir et préparer des informations pour des réunions avec les collaborateurs et des parties extérieures ; composer et préparer la correspondance ; tenir à jour des listes de contacts ; prendre des dispositions pour les déplacements ; et créer des rapports relatifs aux états financiers des activités de l'entreprise.
Gérer la communication entre le management et les collaborateurs, assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes sur divers projets et tâches.
Planifier et orchestrer le travail pour s'assurer que les priorités du management sont respectées, que les objectifs organisationnels sont atteints et que les meilleures pratiques sont respectées.
Établir les priorités et déterminer le plan d'action, le renvoi ou la réponse appropriés, en faisant preuve de jugement pour refléter le style du management et la politique de l'organisation.
Gestion des réunions internes, y compris la présence lors des réunions : préparation de l'ordre du jour et des procès-verbaux, rapports et collecte des documents de préparation et des ordres du jour.
Coordonner la programmation et la gestion extensive du calendrier du management, ainsi que la gestion du contenu et du flux d'informations aux managers et collaborateurs.
Coordonner l'organisation d'événements et autres activités, y compris la réservation d'hôtel, le transport et la coordination des repas.
Maintenir le professionnalisme et la stricte confidentialité de tous les documents.
Responsabilités en matière de gestion de bureaux
La responsabilité principale est celle de s’assurer du maintient des bureaux et des outils dans un état de fonctionnement optimal afin de permettre à toute l’équipe de travailler dans les meilleures conditions.
Cela implique notamment :
Être le premier point de contact pour accueillir tous les visiteurs.
Superviser les opérations générales du bureau, en maintenant l'apparence des zones communes, en triant le courrier, en expédiant les colis et en surveillant les multiples boîtes de réception de courriels.
Superviser les interactions du bureau, répondre aux demandes et aux questions de l'équipe.
Planifier, coordonner et gérer toutes les procédures et systèmes administratifs.
Participer activement à la planification et à l'exécution des événements internes de l'entreprise.
Coordonner avec le service informatique externe pour s'assurer que le système fonctionne de manière optimale.
Être le point de contact pour les fournisseurs et veiller à ce que les fournitures et ressources de bureau soient réapprovisionnées.
Gérer les relations avec les prestataires de services et le propriétaire, en veillant à ce que tous les éléments soient facturés et payés à temps.
Superviser les services et l'entretien des installations de notre bureau de Bruxelles.
Responsabilités en matière de finances
La responsabilité principale est de superviser la facturation des clients, et d’en faire rapports au management.
Cela implique notamment :
Organiser et garantir la facturation rigoureuse et professionnelle des clients, y compris assurer le suivi hebdomadaire des timesheet des collaborateurs et assurer le bon paramétrage du logiciel de facturation / d'encodage (Winprest).
Gérer, paramétrer et assurer la mise à jour du CRM clients (Winprest).
Assurer la couverture administrative des finances.
Contrôler et enregistrer les dépenses du management.
Préparer les rapports de dépenses et de revenus de l'entreprise.
Assurer le suivi des comptes.
Traiter les comptes clients et les comptes fournisseurs.
Profil du candidat
Baccalauréat en administration des affaires, en gestion ou dans un domaine connexe ou expérience équivalente.
Expérience confirmée en tant qu'assistant(e) de direction ou autre expérience pertinente de soutien administratif.
Expérience de la supervision des budgets et des dépenses.
Français de langue maternelle obligatoire
Bonne maîtrise de l'anglais
Bonne compréhension du néerlandais
Connaissance des responsabilités, systèmes et procédures de gestion de bureau.
Solides compétences en gestion du temps et capacité à organiser et coordonner plusieurs projets à la fois.
Excellentes compétences informatiques, y compris un haut degré de maîtrise de Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
Connaissance de Winprest (c’est un plus, pas un must).
Souci du détail et aptitude à résoudre les problèmes.
Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles en conséquence.
Teamplayer flexible, prêt à faire ce qu'il faut pour que le travail soit fait ; adaptable et aimant les défis.
Travaillez dans un environnement de travail professionnel, dynamique, agréable et à taille humaine.
Envie de connaître les détails de notre offre et de proposer votre candidature ?